USO Y MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA EN WORD
Puede usar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de documentos que sean prácticamente iguales pero contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organización y el texto sobre el producto aparecerán en todas las cartas, pero la dirección y la línea de saludo serán distintas en cada una de ellas.
Puede usar la combinación de correspondencia para crear los siguientes elementos:
- Un conjunto de etiquetas o sobres El remite será el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos.
- Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o faxes. El contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contiene información específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección o cualquier otro datos personal.
- Un conjunto de cupones numerados Los cupones son idénticos en todo excepto en que cada uno de ellos contiene un número exclusivo.
Podría tardar horas en crear por separado cada carta, mensaje, etiqueta, sobre o cupón. Ahí es donde entra en juego la combinación de correspondencia. Con la característica de combinación de correspondencia, lo único que debe hacer es crear un documento que contenga la información que es igual en todas las versiones y agregar marcadores de posición para la información que es exclusiva de cada versión. Word se encarga del resto.
MODIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA EN WORD
- Inicie Word. Se abrirá un documento en blanco de manera predeterminada. Déjelo abierto. Si lo cierra, el paso siguiente no funcionará.
- En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en Combinar correspondencia.
Nota En Word 2002, en el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en el Asistente para combinar correspondencia.
Se abrirá el panel Combinación de correspondencia. Puede desplazarse por el proceso de combinación de correspondencia utilizando los hipervínculos del panel de tareas.
PLANTILLAS
Una plantilla determina la estructura básica de un documento y contiene la configuración del documento, por ejemplo
ubicación de almacenamiento para texto o gráficos que desea utilizar de nuevo, como una cláusula de un contrato estándar o una gran lista de distribución. Cada selección de texto o gráficos se graba como un elemento de Auto-texto y se le asigna un nombre exclusivo.), fuentes, asignaciones de teclas, macros (macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación Visual Básico para Aplicaciones.), menús, diseño de página, formato especial y estilos.
CARACTERÍSTICA DE PLANTILLA
Toda plantilla que se agregue a la aplicación tendrá que tener definidos los siguiente conceptos en su ficha para una correcta utilización y catalogación:
- Datos generales: Aquí se indica el tipo de documento por el que se puede clasificar la plantilla ( si es una plantilla de un informe, una resolución, un manual, etc.) y sus opciones. Si es una plantilla comodín, se ofrecerán en todos los trámites; si es una plantilla vigente, sólo estará disponible para los nuevo trámites. También puede ocurrir que sea una plantilla que no contenga variables, que sólo sea texto.
- Valores: Lista todas las variables que contiene el documento plantilla y que posteriormente serán combinadas con los datos.
- Pasos: Aquí se puede indicar en que tipo de expediente y en que etapa se ofrecerá la plantilla, aunque la aplicación automáticamente genera el listado de los tipos de expediente en donde se utiliza la plantilla.
- Historial: En este apartado se anotan las fechas y comentarios sobre las modificaciones que se han ido haciendo a la plantilla desde que se creó.
- Tipos trámite: Aquí se puede indicar en que tipo de trámite se ofrecerá la plantilla, aunque la aplicación automáticamente genera el listado de los tipos de trámites en donde se utiliza la plantilla.
- Manuales: Muestra los tipos de expediente donde se utiliza a este documento plantilla como manual o como instancia.
- Sinopsis: Da la opción de incluir una breve descripción sobre la plantilla y sus características en diferentes idiomas.
- Word: Muestra el listado de documentos redactados en Word que se utilizarán para generar la documentación final.
fuente:http://www.google.com.mx/imgres?q=icono+centrar&hl=es&rlz=1W1RNQN_esMX465&biw=1366&bih=557&tbm=isch&tbnid=xlLgF5lz0ORu0M:&imgrefurl=http://si.ua.es/es/vuala/editor-de-vuala/formatos-y-estilos/aplicar-formatos-y-estilos-al-texto.html&docid=56UtFoZgJLxpbM&imgurl=http://si.ua.es/es/vuala/imagenes/descripcion-del-editor-tiny/icono-alinear-izquierda.png&w=100&h=100&ei=QU1ST6zpDamPsQLK5P3vBQ&zoom=1&iact=hc&vpx=558&vpy=252&dur=713&hovh=82&hovw=82&tx=90&ty=58&sig=103989939232107427233&page=1&tbnh=80&tbnw=80&start=0&ndsp=11&ved=1t:429,r:2,s:0
